Gerade stelle ich fest, dass ich das Getting-things-done-Konzept inzwischen fast ein Jahr lang versuche umzusetzen. Es hat sich auch durchaus bewährt, aber die bisher verwendete Software iGTD habe ich jetzt erst mal über Bord geworfen. Sehr mächtig, aber zu kompliziert kommt sie daher. Da kann man jedem Task viel zu viele Eigenschaften zuweisen: Startdatum, Deadline, Priorität, Grad der erforderlichen Anstrengung und noch einige mehr. Natürlich muss man das nicht alles eintippen, aber dennoch fand ich die Benutzerschnittstelle zu kompliziert.

Auftritt Taskpaper. Bis jetzt überzeugt mich das sehr einfache Konzept: Listen. Ich bin sowieso ein Listen- und Hierarchie-Typ und konnte z.B. mit Mindmaps noch nie so richtig was anfangen. Für mich sind Mindmaps eigentlich nur kreisförmige Listen.
In Taskpaper bestehen die auch nur aus drei Elementen: Überschriften (=Projekte), Aufzählungsstrichen (=Aufgaben) und Notizen ohne eigentliche Funktion (hier im Screenshot nicht angezeigt). Das ist ganz schnell brainstormmäßig heruntergetippt. Die einzelnen Items kann man dann mit der Maus sehr intuitiv ziehen und hierarchisieren oder klicken, um sie z.B. als ‚erledigt‘ zu kennzeichnen.
Und wo bleiben die Kontexte und Prioritäten und der ganze Rest aus dem GTD-Konzept? Ganz einfach: Jeder Aufgabe kann man sog. Tags anhängen, einfach ein ‚@‘-Zeichen mit einem Stichwort. Somit kann man ‚@schule‘ für den Kontext Schule eingeben oder ‚@zuhause‘, ‚@schreibtisch‘ usw. Dazu kann man auch andere Tags für Priorität, Enddatum, und was man sonst noch haben will, anfügen, muss man aber nicht.
Von Vorteil ist aber nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern auch die Flexibilität: Man kann eben auch demselben Task auch mehrere Tags desselben Typs anfügen, z.B. für Aufgaben, die ich sowohl in der Schule als auch am Schreibtisch erledigen kann ‘@schule @schreibtisch'.
Dazu kommen dann sinnvolle Filterungen, die man auch fest abspeichern kann. Z.B.: Zeige mir alle Aufgaben mit ‚@schule‘ und ‚@prio >= 2‘, um schnell in einer Freistunde das Wichtigste zu erledigen.
Bis jetzt funktioniert das System bei mir sehr gut, ich werde intensiv weiter testen.

Stichwörter:GTD

Ich versuche mal wieder, meinen Alltag in den Griff zu bekommen. Zur Zeit häufen sich so viele kleine Tätigkeiten (neudeusch 'Projekte') in meinem privaten und beruflichen Leben, dass ich mit meinem Gedächtnis und mit einfachen Notizzetteln (neudeutsch 'ToDo-List') nicht mehr zurande komme.
Jetzt probiere ich 'Getting things done' aus, von Kennern liebevoll mit 'GTD' abgekürzt. Es geht zurück auf ein Buch von David Allen, auf deutsch unter 'Wie ich die Dinge geregelt kriege' erschienen. Zuerst vermutete ich dahinter eine Art 'Simplify your life' auf englisch - also eine modische Sammlung von allgemeinen und nutzlosen Tipps ("Entmisten Sie ihren Schreibtisch" oder "Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche" - ach ja, aber wie? Tiki, bleib bei deinen Kirchen-Karikaturen!).
Ich habe mir auch nicht den Tort angetan, das Buch wirklich zu lesen, denn die Zeit dafür müsste ich mir ja mit einem besseren Zeitmanagement erst abknapsen . Aber nach ein wenig Google und Wikipedia meine ich schon, die essentiellen Stärken dieses Konzepts verstanden zu haben, und ein paar Aspekte sind durchaus interessant und wert, probiert zu werden.
Die erste Idee ist nicht neu: Schreibe die Sachen auf, dann hast du sie aus dem Kopf. Nun gut, das geht auch ohne ein großes Konzept.
Auch dann geht es erst mal harmlos weiter: Gehe später irgendwann in Ruhe das Aufgeschriebene durch und teile es ein in Projekte, füge Prioritäten und Deadlines hinzu und noch einiges Weitere. Aber jetzt wird es interessant: Ordne jeder Aufgabe auch einen Kontext zu. 'Kontext' heißt: Ort oder Werkzeug. Wo und womit kannst du diese Aufgabe erledigen? Dann kannst du nämlich, wenn du am Schreibtisch sitzt, dir alle Aufgaben, auch von völlig verschiedenen Projekten, vornehmen, die zum Kontext 'Schreibtisch' gehören. Oder ich bin in der Schule und habe ein Freistunde - was wollte ich noch mal alles erledigen, was in der Schule stattfinden muss?
Meine Hoffnung ist, dass ich wirklich dann auch Dinge erledigen kann und mich nicht später ärgere: Ach ja, das musste ich ja noch machen, habe ich aber in der Schule vergessen. Und jetzt zu Hause geht es nicht, und morgen in der Schule wird's knapp.
Meine Befürchtung ist, dass man sich noch mehr unter Druck setzt, jedes Zeitfenster auch produktiv zu nutzen.
Aber so wie jetzt geht es nicht weiter. Die Energie, mit der ich derzeit alles zu Erledigende im Kopf behalten muss, fehlt mir beim Erledigen der Dinge. Ich habe mir ein sehr schönes Programm für dieses Konzept heruntergeladen (iGTD, Donation-Ware) und werde es mal ernsthaft ausprobieren mit Getting Things Done.

Stichwörter:GTD, Apple